FAQ - Wat is een gedeeld postvak / Shared mailbox (Microsoft 365)

Een gedeeld postvak (shared mailbox) werkt als een centrale inbox voor een team. Meerdere mensen kunnen er toegang tot hebben en e-mails lezen, beantwoorden en beheren. Hieronder een overzicht van de belangrijkste voor- en nadelen:

Voordelen

• Samenwerking en transparantie: Iedereen in het team kan zien welke e-mails binnenkomen en wie wat heeft afgehandeld. Dit voorkomt dubbele inspanningen en laat zien wat er al is gedaan.
• Efficiëntie: E-mails kunnen snel opgepakt worden door degene die op dat moment beschikbaar is, wat de reactietijd verkort.
• Kostenbesparing: Vaak kun je een gedeeld postvak gebruiken zonder extra licentiekosten, wat voordelig kan zijn voor organisaties.
• Uniforme communicatie: Het zorgt voor consistente antwoorden, omdat het team dezelfde mailbox gebruikt en afspraken kan maken over toon en inhoud.

Nadelen

• Onduidelijke verantwoordelijkheid: Het kan lastig zijn te bepalen wie verantwoordelijk is voor een specifieke e-mail, zeker als er geen duidelijke werkinstructies zijn.
• Risico op miscommunicatie: Zonder goede interne afspraken kunnen e-mails verkeerd of dubbel beantwoord worden.
• Beperkte persoonlijke aanpassing: In een gedeelde omgeving is het vaak lastiger om persoonlijke voorkeuren in e-mailbeheer toe te passen, zoals specifieke filters of automatische antwoorden.
• Beveiligingsissues: Als de toegangsrechten niet goed beheerd worden, kan dit een beveiligingsrisico vormen doordat te veel mensen toegang hebben tot gevoelige informatie.